Recomendaciones para Contratar un ERP. Parte III

La implantación de un sistema ERP no es la compra de un programa de software, sino es la adopción por parte de nuestra empresa de todo un sistema de información integral segmentado por módulos que interactúan entre sí para garantizar un acceso global y protegido de la información de la empresa.

7. Diagnósticar nuestra empresa

Para comenzar a implementar un sistema ERP se debe hacer primeramente un diagnóstico de nuestra empresa. Se debe de crear un documento de Diagnóstico Tecnológico de nuestra empresa para detectar ahí las fortalezas y debilidades, así como también las oportunidades y amenazas a que nos enfrentamos. Esto se crea con el conocido diagrama FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) con el que se crea una matriz para definir nuestra situación y las estrategias mejores para optimizar la empresa.

Además se pueden crear otros diagramas de planeación como el Causa y Efecto y otros.

Luego debemos crear un Plan de Acción para definir las tareas a realizar y ponerlas en un cronograma que se puede establecer en un diagrama de Gantt. Estas acciones deben estar detalladas con sus responsables, costos y fechas de entrega.

Debemos hacer responsables a nuestro personal pero también al proveedor del ERP!

8. Crear una estrategia global

Para tener una estrategia global de cómo funcionará la empresa con el ERP, se debe de crear primero una lluvia de ideas con el personal involucrado y pedir una propuesta del proveedor del ERP que es el experto en la materia.

Con esto se debe de crear un diagrama de flujo y de entidades en que se establezcan los elementos fundamentales y cómo se relacionan entre sí.

Como será una integración de sistemas, debemos preveer cómo nuestro software se integrará con los otros que ya tenemos y tienen parte o buena parte de la información de la empresa.

 

9. Establecer Riesgos del ERP

Toda decisión lleva parte de ganar y parte de perder. Debemos de estar preparados para perder algo y en este caso de la adopción de un sistema que prácticamente nos hará trabajar de forma diferente y nos cambiará los procesos de trabajo diario, hay que estar preparados para malos resultados o para el peor escenario.

Nos podemos enfrentar a riesgos de varias índoles como son:

- Riesgos de trabajo en cuanto al personal, si renuncia si tiene accidentes

- Riesgos financieros si terminamos pagando más de lo previsto

- Riesgos de servicio al cliente si nos ocupamos tanto del nuevo software que descuidamos al cliente

- Riesgos  de tiempo, cuánto tiempo estamos invirtiendo o perdiendo en la implementación del ERP y estimar si todo es necesario.

Por eso si por alguna razón en la implementación algo saliera mal, debemos de tener preparado un plan B para corregir los problemas y tener otra variante.

No obstante siempre implementar un sistema ERP vale la pena, porque es mejor que cualquier sistema más sencillo de información, sólo tenemos que encontrar el más adecuado.

 

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